17 hack di email geniali che miglioreranno la tua vita

Sei punti-tre. Ecco quante ore, secondo un recente studio commissionato dal colosso tecnologico Adobe, che gli americani spendono, in media, rispondendo alle e -mail ogni singolo giorno. Metti in altro modo: spendi un intero terzo della tua vita di veglia incollata alla tua casella di posta, rispondendo a thread di messaggi che, francamente, potrebbero essere elaborati per una chat IRL di cinque minuti. Qualcosa deve dare.

Per fortuna, ottenere qualcosa da dare è, in molti casi, facile come premere un pulsante. Implementando una serie di tattiche collaudate, puoi tagliare le tue ore trascorse per e-mail a nulla. Pensa solo: quanto tempo risparmieresti se non dovessi mai scaricare manualmente un allegato? O cosa succede se potessi tirare indietro un'e-mail con fretta dall'etere, risparmiando il tempo (e il panico!) Speso a redigere un'e -mail "Mi dispiace tanto, non intendevo inviare quell'e -mail"?

Sì, tutto questo jujitsu di Internet è possibile. Di seguito abbiamo messo insieme i 17 migliori hack di email a risparmio di tempo, che si muovono, che aumentano l'efficienza. Quindi continuate a leggere, perché lo zero destinato a posta in arrivo attende. E per altri modi per sfruttare al meglio i tuoi 6.3 ore, non perdere 15 e -mail di business a freddo che ti distinguono.

1 annullare l'iscrizione massiccia.

È una buona scommessa che la tua casella di posta è ingombra come un dormitorio senior durante le finali. È anche una buona scommessa che la maggior parte di quel disordine è dovuta a e -mail quotidiane o settimanali di rivenditori, organizzazioni e altre newsletter che potresti aver registrato per gli anni nel corso degli anni. Usando la srotola.Io, puoi rintracciare tutte le liste che potresti essere on-e annulla l'iscrizione da chi non si desidera più ricevere informazioni. In effetti, uno Migliore vita L'editore è stato in grado di usare Sorall.io per individuare un enorme abbonamento 135. Quanti ti presenterai? E quanti potresti fare a meno?

2 Accendi scorciatoie da tastiera.

Conosciamo tutti le scorciatoie da tastiera di base. (Comando-UN: seleziona tutto. Comando-C: copia. Comando-P: impasto. Eccetera.) Ma gli utenti di Gmail hanno la possibilità di attivare una serie avanzata di scorciatoie. Innanzitutto, vai a impostazioni. Clicca sul generale scheda. A metà strada, vedrai un tasti rapidi Opzione, disattivata per impostazione predefinita. Accendilo e avrai accesso a questi facili tasti:

• C: Avvia un nuovo messaggio
• Spostare-C: Avvia un nuovo messaggio in una nuova finestra
• D: Avvia un nuovo messaggio in una nuova scheda
• F: inoltra un messaggio
• #: Elimina un messaggio
• Spostare-IO: Segna un messaggio come letto
• Spostare-U: Segna un messaggio come non letto
• Comando-S: salva un messaggio

3 e poi automatizzarli.

Se hai difficoltà a memorizzare questo compendio di scorciatoie da tastiera, KeyRocket, un plug-in di Google Chrome, ti ricorderà mentre digiti. (Non invasivamente, ovviamente.) E per altri modi per diventare una macchina per produttività, imparare i 15 modi per raddoppiare la produttività in metà tempo.

4 Usa hashtag.

Sì, davvero, anche lo strumento organizzativo della firma dei social media funziona per l'email. Inserisci un hashtag o due alla fine della tua firma: la parte dell'e-mail che viene generalmente tagliata, quindi i destinatari non vedranno né giudicano il tuo tag "#workhardplayhard" per una ricerca facile. Basta digitare l'hashtag nel campo di ricerca nella parte superiore della tua casella di posta e applicherai ogni e -mail codificata con esso.

5 Abilita l'opzione "Unsend".

Siamo stati tutti lì: ti redigerai un'e -mail, lo invii all'etere e ti rendi immediatamente conto, Oh no, Quel messaggio non era pronto per l'invio. Si scopre che puoi riportare i tuoi messaggi dall'orlo installando un ritardo utile. Su Gmail, ad esempio, vai sotto impostazioni, Poi generale. Troverai il Pulsante Annulla Come la quinta opzione. Accendilo. È possibile selezionare da un menu a discesa di intervalli di 10 secondi; Detteranno quanto tempo hai prima che il tuo messaggio venga inviato per sempre.

6 Imposta quella funzionalità su 10 secondi.

Un consiglio: se si utilizza l'e -mail come servizio di messaggistica istantanea di fatto, si consiglia di impostare il Pulsante Annulla a 10 secondi. In questo modo, le tue risposte non verranno inviate con un ritardo di mezzo minuto. No, 30 secondi non sembrano molto, ma mettiamolo in questo modo: se il tuo servizio di messaggistica zo!) ha tenuto ogni messaggio in uscita per così tanto tempo, i tuoi contatti sarebbero diventati rapidamente infastiditi.

7 o semplicemente compilare il campo "to".

È una buona abitudine da adottare, gente. (Vedi le due diapositive precedenti.)

8 Usa questo cartello.

"Per un'e -mail che inizia con un saluto di" ciao "o" ciao ", una chiusura come" migliore "sarebbe coerente", dice Patricia Napier-Fitzpatrick, fondatore e presidente della Etichetta School di New York. "'Best', sebbene abusato, è una delle chiusure più sicure in generale, perché è inoffensiva e universalmente appropriata."Esatto: nonostante il suo uso eccessivo dilagante," Best "è il modo migliore per firmare le tue e -mail.

9 e questa firma e -mail.

Quando sei in viaggio, almeno, vorrai rinunciare a frasi fastidiose e carine ("Per favore perdona eventuali errori di battitura."" Inviato dal mio 1.Processore da 21 gigawatt."" Inviato dal mio iPhone per favore considera l'ambiente prima di stampare.") Al posto di qualcosa di semplice, elegante, diretto al punto:" inviato dalla strada." Secondo Ben Dattner, Un allenatore esecutivo, controlla tutte quelle scatole evocando anche un'atmosfera da Kerouac. Piccolo meraviglia è l'unica firma dello smartphone e -mail che tutti dovrebbero avere.

10 e questo messaggio fuori dall'office.

Secondo Jane Scudder, Professore alla Business School della Loyala University di Chicago, quando stai compilando un messaggio fuori dal ufficio, questo è il formato a cui dovresti essere:

Grazie per la tua email. Sono ooo da martedì 12 giugno a venerdì 15 giugno senza accesso all'e -mail. Se questo è urgente, si prega di contattare [la persona che è sotto di te nella catena di comando o se ne hai uno, il nome del tuo assistente al caffè] al [il loro indirizzo e-mail]. Altrimenti, risponderò a tutti i messaggi quando torno.

Per i dettagli a livello di nitpick, come se terminare il messaggio nell'ultimo giorno fuori o il tuo primo giorno di ritorno o se includere un numero di telefono di non consultare il nostro francamente pure Guida completa sulla questione.

11 Cambia la densità del display.

Gli utenti di Gmail possono scegliere tra tre diverse densità di visualizzazione per la propria casella di posta: confortevole, accogliente e compatta. La densità del display non influisce altro che quanto spazio bianco esiste tra ogni messaggio nella visualizzazione della posta in arrivo. È poco più che una questione di preferenza, ma pensa ai termini di, beh, di un termine. Comodo è come una spaziatura a doppia fodera, dove l'accogliente è una spaziatura singola e compatto è simile a una spaziatura a mezzo foderato.

12 Non dimenticare di archiviare.

Puoi eliminare le e -mail dalla tua casella di posta senza doverle eliminare totalmente dall'esistenza tramite la cartella della spazzatura. Mediante "archiviazioni", diventeranno immediatamente nascosti dalla tua casella di posta e tutte le tue cartelle. Ma puoi comunque rintracciarli, se necessario, tramite la funzione di ricerca. Su Gmail, puoi archiviare immediatamente i messaggi dopo averli apriti facendo clic sulla piccola "X" che appare accanto alla riga dell'oggetto.

13 Segui la regola di due minuti.

Sostituito da esperti di produttività di tutte le strisce, la regola di due minuti è un modo infallibile per affrontare lo stress correlato all'e-mail. Ecco come funziona: se puoi rispondere e dimenticare un'e -mail in due minuti o meno, affrontala immediatamente. In caso contrario, mettilo da parte per dopo.

14 batch Le tue risposte e -mail.

Per ridurre la quantità di tempo che trascorri incollata allo schermo catturato in scambiamenti di avanti e indietro, designa i tempi della giornata come periodi di "e-mail che rispondono". (Forse sono un'ora al mattino e 90 minuti nel pomeriggio. Forse sono tre ore dopo pranzo. Qualunque cosa funzioni per te!) Quindi, rispondi alle e-mail solo durante questi tempi e Mai al di fuori di loro. AE0FCC31AE342FD3A1346EBB1F342FCB

15 Punta le tue e -mail a 140 caratteri.

Sì, proprio come un tweet (o almeno un tweet di rivoluzione pre-280). COME Andrew Torba, Il CEO di GAB, il social network, consigliato in un post medio, è meglio mantenere le tue e -mail il più brevi possibile. "Vorrei aiutarti a risolvere il problema x. Ho suggerito che y e z. Sei libero di chattare?"Non c'è bisogno di saluti fioriti.

16 Imposta gli allegati su caricamento automatico.

Se questo, allora (IFTTT), un'app che ottimizza l'e-mail, può aiutarti a impostare "linguaggio" specifico, per così dire, che taglierà un mucchio di slogan di tipo Middleman. Ad esempio: se un'e -mail in arrivo ha un allegato, IFTTT la scaricherà automaticamente sul tuo Drive Google.

17 Non rispondere alle e -mail dopo ore.

Non è un segreto che gli americani siano oberati di lavoro e, come ha rivelato quello studio di Adobe, gran parte di quell'eccesso di lavoro deriva da frequenti e-mail. Ecco perché, all'inizio di quest'anno, i membri del Consiglio di New York hanno introdotto un disegno di legge che renderebbe illegale per le aziende richiedere ai dipendenti di controllare le e-mail dopo ora.  (È ispirato a una legge attualmente sul libro in Francia, in cui le aziende con personale maggiore di 50 devono stabilire linee guida rigorose sul lavoro dopo le ore, oppure affrontano sanzioni finanziarie.)

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