27 modi per essere un utente e-mail senza stress

Tra tutte le cose che causano una quantità ridicola di stress nella vita, l'e -mail è sicuramente un biggie. E considerando che uno studio ha scoperto che il 28 percento della settimana lavorativa media è speso a leggere e rispondere alle e -mail, è sicuramente qualcosa che vale la pena cercare di capire come gestire meglio. Che si tratti di e-mail a tarda notte dal tuo capo che ti stanno spingendo su per il muro o solo la quantità di e-mail che intasano la posta in arrivo in generale, ecco 27 ​​modi in cui puoi iniziare a essere un utente e-mail senza stress in questo momento. E per altri modi per padroneggiare quest'arte a cui siamo tutti visti ogni giorno, vedi i 17 geniali hack di email che miglioreranno la tua vita.

1 annullare l'iscrizione. Annulla l'iscrizione. Annulla l'iscrizione.

Ricevi già un sacco di e -mail da persone che conosci, quindi tutte le e -mail che vengono da negozi, pubblicazioni online e altri luoghi casuali stanno solo ingombrando la tua casella di posta. Passa attraverso e annulla l'iscrizione ai luoghi a cui non ti interessa. E se ce ne sono troppi da gestire da soli, usa un servizio come Sorall.Io che può aiutarti a liberare la tua casella di posta da centinaia di abbonamenti stressanti in pochi minuti.

2 Resta offline durante le vacanze.

Vacanza significa non dover ascoltare una singola richiesta dalla tua, anche in forma e-mail. Allora perché stai ancora controllando durante il tuo tempo libero? Nel momento in cui vai per il tuo viaggio, accendi un messaggio fuori office per chiunque manda qualcosa a modo tuo e non lo fai Osa Pensa al check -in. Certo, i manager non sono esattamente i migliori per dare spazio ai loro dipendenti quando sono fuori dall'oro. Digital Detox, eccoti qui. E per altri modi sorprendenti per sfruttare al meglio la tua e -mail, controlla i 15 modi in cui stai scrivendo email di sbagliato.

3 Go Pen-and-Paper.

A volte essere un utente e-mail senza stress significa allontanarsi dalla tecnologia e prendere una buona vecchia penna e carta. Secondo la ricerca della Harvard Business School, annotare un "elenco di risposte" di quali e -mail in arrivo devi indirizzare può aiutarti a superarle in modo più efficace. Una volta che hai fatto la tua lista, rispondi a ciò a cui è necessario rispondere e dimenticare il resto.

4 Usa la funzione "Smart Rispondi" di Gmail.

Se usi Gmail, un modo semplice per aiutare a liberare un po 'di stress dalla tua vita è utilizzare la funzione "Smart Reply", che suggerisce risposte diverse in base al tuo stile di scrittura e-mail. Invece di dover elaborare una lunga risposta, ti consente di inviare un'e -mail a qualcuno con un semplice tocco. Le risposte pre-popolate sono piuttosto brevi e dolci, ma in alcuni casi, perché non trarre vantaggio?

5 Limita la tua email a un dispositivo.

In questi giorni, hai accesso alla tua e -mail ovunque tu giri: il tuo laptop, il tuo telefono, il tuo tablet, E Il tuo orologio intelligente (se, sai, ne hai uno). Sì, sono molte notifiche. Un sondaggio del futuro centro di lavoro ha scoperto che coloro che hanno ricevuto e-mail sui propri dispositivi avevano livelli più alti di stress: sono troppi dati per una persona da gestire e rimanere ancora sano. Invece, prova a controllare la tua email su un solo dispositivo, non tutti. E per altri modi per padroneggiare questa arte quotidiana, non perdere le 15 e -mail di business a freddo che ti distinguono.

6 Controlla la tua email solo in determinati momenti.

Se controlli la tua e -mail tutto il giorno, i livelli di produttività si precipiteranno e i livelli di stress spareranno attraverso il tetto. Invece, attenersi a ciò che è nella tua lista di cose da fare e apri la tua casella di posta in determinati momenti, che si tratti di un paio di ore o alcune volte al giorno. In questo modo, rimarrai in attività e non interferirà con le tue attività quotidiane.

7 E sicuramente non controllarlo la mattina o la notte.

La tecnologia consente alle persone di lavorare 24 ore su 24, 7 giorni su 7, se vogliono: tu davvero Mai devo spegnere. Tuttavia, è sicuramente una buona cosa mantenere parti della tua giornata senza email. Secondo la gente del Future Work Center, i partecipanti al sondaggio hanno detto che controllando i loro messaggi al mattino o più tardi di notte hanno aumentato i loro livelli di stress. E come può no? Stai vedendo cose che portano solo una maggiore pressione dal tuo capo, dai tuoi conoscenti e da tutti gli altri nella tua vita. Spegnendo, finalmente ti darai la possibilità di rinolerare.

8 Compila il campo "a" ultimo.

Quante volte hai inviato un'e -mail prima di essere pronto a inviarla? O ho capito di aver commesso un errore dopo aver toccato quel pulsante? Come chiunque può attestare, non è una bella sensazione. Gmail ha una funzione "Annulla" che ti consente, per un breve periodo, di "nonnd", ma c'è un modo semplice per evitare eventuali incidenti in primo luogo. Fino a quando la tua e -mail non è recitazione e pronta per partire, lascia il campo "a" vuoto. Quindi, quando tu Sono Pronto da inviare, puoi digitare il nome del destinatario e ottenere la tua email senza che non vada male.

9 Non lasciare la tua email aperta tutto il giorno.

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Se sei il tipo di persona che ha sempre la loro e -mail aperta e viene costantemente distratto i miei messaggi in arrivo, ferma l'abitudine. Secondo i dati del sondaggio di Future Work Center, coloro che guardano la loro e -mail tutto il giorno hanno provato più pressioni da tali e -mail. Quindi tieni al minimo i check-in per abbassare lo stress.

10 Passa attraverso la tua casella di posta in ordine.

È comune passare attraverso la tua casella di posta in cerca di e-mail più priorità a cui rispondere prima, ma secondo lo scrittore Brian Christian, che finirà solo per essere un enorme tempo di tempo. Invece, dice di iniziare dalla parte superiore, quindi scendere, decidendo cosa deve rispondere e cosa non finché non si arriva fino in fondo.

11 Impostare un duro arresto.

Dicendo che non controllerai la tua email di notte Potrebbe lavoro, ma sai cosa funziona ancora meglio? Impostazione di un effettivo tempo di interruzione non ti è più permesso scansionare la posta in arrivo. Invece di lasciare la regola così aperta, avere un momento esatto per chiudere e godersi la serata senza e-mail fa una grande differenza nei livelli di stress. E per altri modi per dedicare e deviare, imparare i 20 modi geniali di uccidere il tempo senza uno smartphone.

12 Notifiche di silenzio.

Non importa quante volte hai impostato per controllare la tua email durante il giorno, non dovresti mai avere in quelle notifiche. Siamo reali: vederli Pings pop -up ti stresserà ancora innegatamente. Basta spegnerli e mantenere il desktop e il telefono un po 'più tranquillo fa la differenza nel tuo benessere.

13 Mantieni la posta in arrivo pulita e organizzata.

Proprio come manterresti pulito il tuo spazio di lavoro, vuoi mantenere in arrivo anche la tua casella di pausa. Secondo la ricerca dell'Università del Michigan, un modo per aiutare a gestire lo stress e -mail è sfruttare alcuni degli organizzatori interni a tua disposizione all'interno della tua casella di posta. Crea cartelle per organizzare le tue e -mail per categoria, etichettare e dare la priorità alle tue e -mail e impostare i filtri per organizzare le e -mail mentre entrano nella tua casella di posta.

14 Non leggere le e -mail nel fine settimana.

Se potresti non sentirti come se stessi lavorando durante il fine settimana se stai semplicemente tenendo sotto controllo su quali e -mail stanno arrivando, ma facendo ciò, non ti stai permettendo di spegnere veramente e reinergire per la settimana a venire. Se la tentazione è sempre lì, elimina la tua app Gmail dal tuo telefono venerdì dopo il lavoro e rimettila lunedì. (I tempi disperati richiedono misure disperate.) O, imposta un servizio che fa una pausa la posta in arrivo.

15 Pausa la tua casella di posta.

Per mettere in pausa la tua casella di posta, utilizzare uno strumento come la pausa di posta, che funziona sia per Gmail che per Outlook. Fondamentalmente, impedisce a qualsiasi nuova e -mail di arrivare fino a quando non decidi di consentire loro di nuovo. Sia che sia durante il giorno in cui stai cercando di goderti i tuoi fine settimana, ti darà sicuramente un po 'di tranquillità.

16 Approfitta dei servizi organizzati via e-mail.

Se solo guardare nella tua casella di posta ti fa sentire sopraffatto a causa delle centinaia di e -mail non aperte che non hai ancora passato, usa un servizio come Sane Box. Ti aiuta a ripulire con la tua casella di posta e organizzare ciò che c'è lì, mettendo importanti e -mail in cui puoi vederle, inviando e -mail di distrazione in una cartella che puoi visualizzare in seguito e mettere newsletter e abbonamenti tutto in un unico posto. Fondamentalmente, diventerà la tua migliore amica. E per altri modi per ottenere da sotto la pistola a stress tecnologico, imparare i 20 modi in cui i social media ci stressano.

17 Ordina la tua casella di posta tramite l'app.

Uno dei modi più semplici per organizzare la tua casella di posta è farlo tramite SortD, che ti consente di distribuire tutto fianco a fianco. Con la tua casella di posta a sinistra e gli elenchi di categorie a destra, è possibile trascinare le e-mail in diverse sezioni personalizzabili "da fare" e "completare"-Insurti puoi ottenere una visualizzazione meno stressante sulla tua casella di posta.

18 Non dormire su BCC.

Sei mai stato catturato in una rete di e -mail con cui non volevi assolutamente fare nulla? A volte se fai un'introduzione tra due persone, finisci per la vita per la vita e continui a fare ping su cose che non si applicano a te. Se sei mai una delle persone in avanti e indietro, salva la terza ruota un po 'di stress e spostali in BCC-The "Blind Carbon Copy", dopo l'introduzione. E se sei quello catturato dalla follia, chiedi se le altre persone del gruppo possono aggiungere Voi a BCC per tenerti fuori dal ciclo.

19 Parla con il tuo capo.

Se non sai quali aspettative ha il tuo capo nel rispondere alle e -mail dopo ore ti sta stressando, fai una chiacchierata con loro su ciò che stanno cercando nei tempi di risposta, dicono i ricercatori della Michigan State University. Spero che apprezzino l'equilibrio tra lavoro e vita privata e non si aspettano che tu torni da loro su cose a tarda notte o durante i fine settimana, permettendoti di rilassarti completamente quando sei fuori servizio. E se vuoi assicurarti che il convo vada a gonfie vele, preparati inondando i 15 segni che il tuo capo è uno psicopatico.

20 Prendi una "vacanza e -mail."

A volte può essere davvero difficile fare le cose solo sapendo che la tua email è lì che ti aspetta di scansionare. Se hai bisogno di tempo ininterrotto per lavorare su un progetto, dì al tuo team in cui stai prendendo una decorazione di vacanze via e-mail per mezza giornata per concentrarsi e far sì che il tuo lavoro si svolghi più grandi ricercatori dall'Università del Michigan.

21 Mantieni le cose organizzate entro la scadenza.

Se hai costantemente una casella di posta elettronica completa in attesa di essere risposto, potrebbe essere utile iniziare a organizzarle entro la scadenza. Secondo l'esperto di marketing e vendite Zach Hanlon, organizzando le tue e-mail in cartelle in base alla priorità, incluso oggi, questa settimana e questo mese o un quarto di volontà ti mantengono sano e meno stressato. Il secondo qualcosa arriva, attaccalo in una cartella e affrontalo quando devi.

22 Usa la regola di 3 secondi

No, questa regola non ha nulla a che fare con il cibo che è caduto sul pavimento. Secondo John M. Grohol, Psy.D., Le persone perdono molto tempo cercando di capire cosa fare con determinate e -mail. Invece, quel processo non dovrebbe richiedere più di tre secondi. Per mantenere bassi i livelli di stress, decidi rapidamente se si desidera rispondere, eliminare, archiviare o salvare un'e -mail per successivi. Potrebbe sembrare una decisione affrettata, ma ti aiuterà a arare la tua casella di posta molto più rapidamente.

23 Usa la funzione di pianificazione.

A volte quando qualcosa non è urgente, non hai voglia di fare subito l'e-mail avanti e indietro al riguardo. Invece, sbarazzati di un po 'di stress scrivendolo e programmandolo per inviare pochi giorni dopo, raccomandare persone della Harvard Business School. In questo modo, ti togli dal petto ma ottieni ancora un po 'di tempo prima di doverlo di nuovo.

24 Cambia e -mail "non letto" in "leggi" in blocco

Una volta colpito un certo numero di e -mail non lette, non si può tornare indietro: non ti farai mai strada attraverso tutti e, in tutta onestà, probabilmente hai già affrontato quelli che erano molto importanti comunque. Per ridurre lo stress che deriva dal vedere "3.478 e -mail non letti" emergono ogni giorno, cambiarli per leggere in blocco. Ogni sistema di posta elettronica è diverso, ma il processo è generalmente abbastanza semplice. (Puoi anche eliminarli in blocco, ma potrebbe essere anche Di più stressante sapere che sono solo ... andati.)

25 Mantieni una divisione personale-personale.

È difficile mantenere le cose dritte quando hai il tuo lavoro e le e -mail personali tutte in un unico posto. Secondo l'esperta di produttività Paula Rizzo, ecco perché dovresti fare del tuo assoluto per tenerli separati. "In questo modo sarai in diverse mentalità quando guardi attraverso ciascuno di essi. Rende molto più facile la gestione quando conosci i tipi di e -mail che vedrai prima ancora di aprire la tua casella di posta. Rende le priorità molto più semplice ", dice.

26 Sentiti libero di ignorare alcune e -mail.

Potrebbe sembrare spaventoso ignorare le e -mail, ma che ci crediate o no, no qualunque cosa deve essere risposto a. Se lo prendi dai ricercatori della Harvard Business School, è un modo semplice per sbarazzarsi di un po 'di stress: se qualcosa è Quello importante, è qualcosa che verrà di nuovo.

27 Non risolvere i conflitti tramite e -mail.

Duellarlo via e-mail potrebbe sembrare molto meglio che farlo faccia a faccia, ma non finisce mai bene. Secondo la ricerca dell'Università del Michigan, è una cattiva idea risolvere i conflitti nella tua casella di posta e ti causerà solo più stress alla fine. Invece, incontrali di persona o chiamali per gestire le cose in modo più efficace. E per una saggezza dell'ufficio più sorprendente, impara i 60 migliori hack di produttività di 60 secondi.

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