17 trucchi di gestione e -mail che miglioreranno la tua stessa esistenza

Secondo uno studio di Workfront, un provider di gestione basato su cloud, la U media.S. Il dipendente ha 199 e -mail non lette o non aperte nella loro casella di posta in qualsiasi momento. Se quella figura suona alta, fortunato, e se sembra basso, potrebbe essere il momento di dare al tuo stile di comunicato una revisione approfondita. Ancora più importante, tuttavia, non deve essere così. Mentre l'e-mail è diventata ora sinonimo di qualcosa che è schiacciante, che richiede tempo e noioso, non è troppo tardi per essere all'altezza della sua fatturazione come un mezzo veloce, semplice e indolore per comunicare tra loro.

La chiave per gestire la tua casella di posta con la vigilanza, è conoscere i trucchi del commercio. Il fatto è che ci sono un intero insieme di strumenti di tutti i tipi che sono stati sviluppati nel corso degli anni da malati di e-mail che si muovono solo che cercano di combattere da sotto la loro posta non letto. Ma prima di poterti avvalerti di questi trucchi che si stanno facendo una cintura nera di posta in arrivo, devi imparare cosa sono. Quindi, senza ulteriori indugi, abbiamo arrotondato 17 dei trucchi più eleganti, senza fronzoli e molto necessari per aiutare a affrontare una volta per tutte le terre selvagge della tua casella di posta.

1 Gioca al gioco e -mail.

Il gioco di posta elettronica è un gioco online che, dopo essere stato firmato per i tuoi conti e-mail che gestiscono la tua casella di divertimento. Essenzialmente cicli attraverso le tue e -mail, chiedendoti di agire su ognuna mentre un timer fa clic, mantenendo il punteggio in base a quante e -mail rispondi immediatamente rispetto a metterlo via dopo. Sebbene il gioco possa essere messo in pausa, permettendoti di arrivare alle tue e-mail in modo più sereno, è un ottimo modo per mettere un po 'di eccitazione e concorrenza, in un compito altrimenti asciutto.

2 semplificare con sortd.

Auguro mai che il tuo account e -mail fosse solo più intelligente? Bene, SortD è un po 'così. Oltre a posizionare i tuoi account e-mail all'interno di una pagina web più agevole, include anche funzionalità che ti aiutano a rimanere al passo con il tuo carico di lavoro. Questi includono promemoria, widget che aiutano a semplificare la tua lista di cose da fare e persino una funzione di tracciamento che ti consente di vedere quando i tuoi messaggi sono stati aperti. Ti consente inoltre di condividere facilmente all'interno di un gruppo, rendendo più fluidi progetti di squadra.

3 integrare i tuoi indirizzi email.

Mai voler diversificare gli account di posta elettronica che creano un social, un'azienda e un account personale, ad esempio, ma temi che ciò farà il mutamento tra loro ancora un altro compito frustrante da affrontare? Non sei solo. Fortunatamente, Shift, un'applicazione scaricabile gratuita, ti consente di integrare tutti i tuoi indirizzi e-mail in una finestra elegante e facile da eyes, rendendo attivo tra loro come il clic del tuo trackpad. Come bonus, integra anche la funzionalità di ricerca, il che significa che puoi guardare attraverso l'intera opera di comunicazioni in una volta, specialmente utile per quelle comunicazioni che risiedono al confine tra attività e personale.

4 Abbassarsi la firma.

All'inizio dell'e -mail, il modulo è stato trattato in modo molto simile a una lettera fisica e includeva un saluto, un messaggio e un segno di firma. Tuttavia, ora che tutti sono stati inondati di e -mail in un modo che sicuramente non sarebbe possibile con la posta fisica, le regole sono cambiate.

Per uno, non è più necessario un cartello. Possono ancora essere usati per comunicazioni più formali e quando si introducono, ma per il resto, non è necessario dedicare del tempo a decidere tra "Best" e "calorosamente."Per dirla semplicemente, siamo passati.

5 Ordina i tuoi messaggi tramite priorità.

SaneBox è un altro software utile che, sebbene non gratuito (i piani partono da $ 59 per l'anno), potrebbe valerne la pena. Essenzialmente ti consente di ordinare le e -mail in base alla loro urgenza, incluso "ora", "più tardi" e, per quelle note che non hanno mai bisogno di vedere la luce del giorno "Black Hole."

6 Implementa il metodo dell'Ohio.

Se esiti quando apri e -mail, il metodo dell'Ohio fa per te. Lo sta per "gestiscilo solo una volta" e ti lascia tre opzioni: rispondere, eliminare o file in modo appropriato. Questo significa non scorrere, dire a te stesso "ci arriverai più tardi", perché la verità è che probabilmente non lo farai.

7 Tienilo conciso.

Vuoi far uscire le tue e -mail più velocemente? Prova a limitarti a un numero fisso di parole nella tua risposta. Anche se all'inizio questo può sembrare stonante, meno parole che impieghi nelle tue comunicazioni, più tempo avrai in mano. Tuttavia, non indulgere al tuo impulso a gettare parole di copertura come "forse" e "I Think" di ammorbidire il linguaggio, il linguaggio arricciato al primo posto, quindi può farti sembrare meno autorevole.

8 Salva modelli di messaggi.

Se si invia spesso lo stesso messaggio (diciamo, per confermare un acquisto o per convalidare un abbonamento), salva quel modello in una cartella desktop e tiralo fuori quando necessario. Se non hai bisogno di riflettere molto in un'e -mail, non dovresti nemmeno dedicare così tanto tempo. Considerando che i dipendenti spendono fino al 28 percento della loro settimana di lavoro solo gestendo la loro casella di posta, questo può farti risparmiare un po 'di tempo e sprecare la produttività nel corso di un anno. AE0FCC31AE342FD3A1346EBB1F342FCB

9 Svuota la spazzatura alla fine di ogni giorno.

Svuotare la spazzatura può essere stressante, dopo tutto, una volta che è andato, è andato per sempre. Tuttavia, se un'e -mail è davvero urgente e la spazza accidentalmente, non commettere errori: la persona che cerca di mettersi in contatto la invierà di nuovo.

Meglio ancora, svuotare la spazzatura alla fine della giornata aiuta a assicurarsi che la tua e -mail sia bella e vuota quando la controlli al mattino e puoi ridurre il terrore che senti quando apri quella posta in arrivo all'inizio della giornata.

10 Utilizzare un indicatore di fascia fine.

Mettere EOM alla fine di una riga dell'oggetto "fine del messaggio" -Ells la persona che il messaggio non ha bisogno di essere aperto: le informazioni necessarie sono già state trasmesse. È un grande risparmio di tempo quando viene utilizzata un'e -mail semplicemente come promemoria. Usalo e incoraggia anche gli altri a farlo. Non dover aprire un'e -mail potrebbe non sembrare un grande risparmio di tempo, ma si aggiunge.

11 Elimina i messaggi che non leggerai prima.

Prima ancora di aprire qualcosa, elimina quelle e -mail che ovviamente non valgono il tuo tempo. E considerando che fino al 45 percento di tutte le e -mail sono spam, ma non arrivano necessariamente alla tua cartella spam, vale sicuramente la pena abbandonare un po 'di quel disordine. Scoprindo un po 'del pennello, farai sentire il resto delle tue attività di posta elettronica un po' meno stressante. E quando si tratta di stress, ogni parte che riduci conta.

12 Crea cartelle di file che si adattano.

La maggior parte degli indirizzi e-mail viene precaricato con alcune cartelle-inbox, spazzatura, archiviazione, eccetera e talvolta anche alcune speciali, come viaggi, personale o business. Mentre questi sono un ottimo punto di partenza quando si tratta di un'organizzazione e -mail, non dovrebbero essere gli unici su cui fai affidamento per mantenere i tuoi messaggi organizzati. Mentre puoi ancora usare le cartelle preesistenti, assicurati di aggiungerne una per semplificare le ricerche. Crea cartelle per comunicazioni personali, contatti PR o persino messaggi della scuola dei tuoi figli e puoi conservare le informazioni importanti che contengono senza lasciare quei messaggi per ostruire la tua casella di posta.

13 Imposta promemoria.

Boomerang è un'altra app scaricabile in grado di semplificare la posta in arrivo impantanata in pochissimo tempo. Inizialmente noto come Baydin, il nuovo nome è più appropriato per la sua funzione: permettendo agli utenti di lanciare le e -mail fuori dalla vista, solo per farli tornare quando ne hai bisogno. L'app gratuita invierà messaggi per tuo conto in date specificate, per promemoria settimanali o fatture mensili e potrà rimuovere i messaggi dalla posta in arrivo fino a quando non devono essere trattati. Inoltre, può ricordarti di seguire i messaggi che hai già inviato.

14 Usa scorciatoie personalizzate e risposte in scatola.

Non si può negare che le risposte in scatola possano sembrare robotiche. Una risposta in scatola che è personalizzata, tuttavia, può essere uno strumento per risparmiare tempo che non sacrifica la tua personalità. Osserva le tue comunicazioni passate per vedere quali frasi usi di più e crea un documento per risparmiare tempo. In effetti, per gli utenti di Gmail, questa funzionalità è costruita nel proprio programma di posta può ricordare le frasi che usi più frequentemente nei tuoi messaggi e ti consente di inserirli solo premendo il tasto TAB.

15 Elimina dopo l'inoltro.

A volte ci vengono inviate e -mail che non dovrebbero essere davvero indirizzate a noi in primo luogo. Forse è per qualcun altro in compagnia o per il compagno di stanza che paga le bollette elettriche. Ad ogni modo, deve essere di fronte ai bulbi oculari di qualcun altro, non ai nostri. Invece di inoltrare e dimenticare, tuttavia, elimina l'intera catena dopo aver trasmesso eventuali informazioni pertinenti. Non sono affari tuoi, quindi perché dovrebbe prendere spazio nella tua casella di posta?

16 Utilizzare la funzione di archivio.

Se la tua e -mail è già appesantita con messaggi in eccesso, un buon primo passo è fare il grande passo ed eliminare tutto. La maggior parte di esso probabilmente non affronterà mai a questo punto, e la persona che stava aspettando una risposta probabilmente ha dimenticato. Se non riesci a portarti a fare la mossa, archivialo, è meglio di niente e ti avvicinerà un passo avanti al mitico "Inbox Zero."

17 annullare l'iscrizione alle cose che non leggi.

Iscriviti mai a una newsletter o qualche altra normale e-mail solo per innamorarsi, ma continua a ricevere messaggi che fanno poco più che fluttuare in fondo alla tua casella di posta? Lo faccio mai 10, 20 o, non lo so, 200 volte? In tal caso, sei in buona compagnia. Forse è per questo che l'app gratuita, Sorall.Io, ha afferrato un tale punto d'appoggio sul mercato. Dopo il download, Sorall.L'algoritmo di me riunisce tutti i tuoi abbonamenti e -mail, consentendo un facile ordinamento e/o annullando l'iscrizione. Inoltre, la loro funzione "rollup" offre un bel formato per esaminare importanti newsletter che ti piacciono. È anche illimitato: il servizio è disponibile su tutti i dispositivi.

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