17 Regole di etichetta e -mail non scritte nessuno ti ha mai insegnato

Quando si tratta di e -mail, potresti pensare di sapere tutto quello che c'è da sapere. Dopotutto, la maggior parte di noi invia e riceve in media 121 e -mail al giorno, Secondo la società di ricerche di mercato tecnologiche The Radicati Group. Ma anche se probabilmente trascorri un pezzo significativo di ogni giorno di lavoro nella tua casella di posta, probabilmente potresti comunque imparare una cosa o due. In realtà, ci sono un sacco di regole di etichetta e -mail che sfuggono regolarmente a te e molte altre persone nella tua lista di contatti. Voglio essere sicuro di essere elettronicamente educato? Ecco le 17 regole d'oro di e -mail che probabilmente non lo sapevi, ma devi saperlo.

1 Rispondi nel momento in cui ricevi un'e -mail, anche se hai bisogno di più tempo.

Nessuno apprezza di ricevere una risposta a una settimana e -mail dopo averla inviata. In effetti, un sondaggio del 2018 condotto dalla società di consulenti Toister Performance Solutions ha rivelato che il 41 % delle persone si aspettava una risposta e -mail dai loro colleghi in meno di un'ora. (Inizia ora a redazione di scuse al reparto contabilità!)

Naturalmente, alcune risposte e -mail ti chiamano per masticare i tuoi pensieri e redigere un messaggio misurato. In quei casi, la soluzione è facile: risposta in pochi minuti per far sapere al mittente che hai ricevuto il loro messaggio, ma hai bisogno di un po 'più di tempo per risolvere le cose. In questo modo, sanno che hai preso in considerazione la loro e -mail e non le ignorano semplicemente.

2 Usa "Rispondi a tutti" con cautela.

C'è una differenza cruciale tra le opzioni "Risposta" e "Risposta tutte". Eppure, molti utenti di posta elettronica purtroppo non se ne accorgono. Nel caso in cui tu sia uno di loro, sappi che quando scegli quest'ultimo, ogni destinatario che è stato cc'd nel messaggio originale riceve la tua risposta e, il più delle volte, non è necessario inondare le caselle di posta di tutti.

Questi messaggi di massa inutili sono un tale flagello, c'è un termine colloquiale per descriverli: "Rispondi allpocalypse."Quindi, la prossima volta che rispondi a un'e -mail di massa, considera chi ha davvero bisogno di leggere la tua risposta: l'intera azienda o solo il mittente originale?

3 Se vuoi una risposta da qualcuno, non cc.

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Quando fai qualcuno su un'e-mail, il che significa che stai "copiando il carbonio", in genere indica che vuoi tenerli in giro per la conversazione, ma non stai necessariamente cercando una risposta da loro. E, come professionista della formazione Dannielle Walz avverte, abusare dell'opzione CC può portare a problemi di comunicazione.

"Da CC -ing i tuoi colleghi in molte e-mail, possono iniziare a smettere di vedere le tue e-mail come importanti e possono inserirle direttamente in una" cartella di riferimento "o" Leggi la cartella successiva ", ha scritto in un post di LinkedIn. "Ciò può portare a informazioni importanti per mancate in futuro."

Quindi, se ti aspetti una risposta da qualcuno, metti il ​​loro indirizzo email nel campo "a" e usa la funzione "CC" con parsimonia.

4 Comprendi quando e quando non usare BCC.

Il campo BCC è ancora più complicato, evadendo costantemente anche gli utenti di posta elettronica più esperti. Ma abbattiamolo: BCC sta per "Copia al carbonio cieco", quindi, mentre è simile a CC-ing, BCC-ing non mostra l'e-mail di quella persona ad altri destinatari, il che significa che nessun altro sulla catena vedrà che tu li hanno inclusi.

Quindi quando va bene usare BCC? Hillel Fuld Di INC. La rivista dice che è rigorosamente per le e -mail di massa o quando qualcuno ti introduce via e -mail a qualcun altro.

"In ogni altro caso, quando inviare un'email a qualcuno e BCC qualcun altro, lo sei disonesto o no", osserva Fuld. "Stai inviando un'e -mail alla persona X e senza che lo sappia, lasciando che la persona ti interrompa la conversazione. La persona X non ha idea che qualcun altro stia leggendo questa e -mail, quando in realtà l'hai inviata segretamente anche a qualcun altro."

5 Usa i segni esclamativi con parsimonia.

È facile lanciare un segno esclamativo nelle tue e -mail qua e là, ma cerca di non prendere l'abitudine. Mentre sono storicamente usati per indicare l'eccitazione, in un'e -mail, i segni esclamativi possono essere facilmente scambiati per la fonte o l'aggressività passiva.

"L'uso del segno esclamativo inutile in [un'e -mail] può facilmente distruggere il significato sottostante del tuo testo", Anna Verasai spiega Digest delle risorse umane. "Usalo solo quando è necessario enfatizzare qualcosa che è importante. Pensa a come il tuo lettore potrebbe interpretare il messaggio quando lo leggono."

6 Sii cauto con il tuo uso dell'umorismo.

Tutti amano una buona battuta ogni tanto, ma poiché il tono può essere frainteso quando non corrispondente di persona, è meglio lasciare le battute fuori dalle tue e-mail. "Prenota l'umorismo per una telefonata o di persona", professore di scrittura commerciale, David Silverman, scritto nel Harvard Business Review. "In questo modo, quando c'è un silenzio sbalordito dall'altra parte della linea o sul lato opposto del tavolo della conferenza, potrei dire:" Penso che potresti non capire quanto mi considero divertente e, dato che, io Credi che mi fermerò adesso.'"

Ma seriamente: uno studio fondamentale del 2005 pubblicato nel Journal of Personality and Social Psychology ha rivelato che, mentre i mittenti prevedevano che i loro destinatari potevano decifrare accuratamente il loro tono dell'80 % delle volte, i destinatari erano effettivamente in grado di leggere accuratamente il tono del 56 percento delle volte.

7 Salta il gergo.

Con l'ascesa della messaggistica istantanea, le forme abbreviate della lingua inglese sono diventate più ampiamente usate "u" per "te" o "voglio" invece di "voglio."Ma, proprio come l'umorismo non si attacca spesso quando si tratta di e-mail, il gergo è un no-go simile. Secondo un sondaggio di OnePoll, il 37 % delle persone pensava che l'uso di gerghi sul posto di lavoro fosse inaccettabile e il 55 percento ha dichiarato di saltare il "lol" quando si tratta di inviare un'e -mail al tuo capo.

8 Presta attenzione alla riga dell'oggetto.

Le linee dei soggetti sono semplici, ma necessarie. E poiché la maggior parte delle e-mail viene letta sui dispositivi mobili-55 percento, secondo il percorso di ritorno dell'azienda di e-mail, è importante inchiodarli. Le linee soggette brevi, concise e dirette sono le migliori. Lo scopo della tua e -mail dovrebbe essere chiaramente dichiarato e dovresti limitarlo a cinque parole o meno, perché i dispositivi mobili interrompono qualsiasi parola dopo ciò.

9 Includi una firma.

Hai mai ricevuto un'e -mail da qualcuno e ti sei chiesto: "Chi è questo da?"Anche se l'indirizzo del mittente può darti alcuni indizi su chi sono, a volte non è abbastanza. Una firma alla fine della tua e -mail può immediatamente informare il destinatario di chi sei, di cosa fai e come possono contattarti ulteriormente.

La gente dell'agenzia di marketing integrata ocreative affermano che avere una scatola di firma e -mail è "come consegnare a una persona un biglietto da visita ogni volta che invii un'e -mail."Se non ne hai ancora uno, aggiungi una firma che includa il tuo nome completo, posizione, numero di telefono, e -mail, sito Web e un logo aziendale.

10 Ricordati di baciare (mantienilo breve e semplice).

Il metodo del bacio è qualcosa che alla maggior parte di noi è stato insegnato alla scuola elementare, ma ciò non significa che sia meno necessario più avanti nella vita. Boomerang, un'app di produttività e -mail, ha studiato i metodi chiave per ottenere più risposte e -mail. Il loro più grande asporto? È meglio scrivere come se avessi otto anni.

La loro ricerca ha scoperto che le e-mail scritte a un livello di lettura di terza elementare avevano il 36 % in più di probabilità di essere risposte rispetto a quelle scritte a livello di lettura del college.

11 Porta l'attenzione agli allegati.

Gli allegati sono talvolta una parte necessaria del processo e -mail, ma dovresti sapere benissimo come usarli prima di allegare con l'abbandono. In lunghe catene di posta elettronica, a volte possono passare inosservati o trascurati e gli allegati inaspettati tendono ad non essere aperti perché i destinatari sono diffidenti nei confronti dei virus elettronici.

La soluzione migliore è chiamare i tuoi allegati nel corpo della tua email. Grammarly dice che il modo migliore per avvisare il destinatario degli allegati è includere un messaggio alla fine della tua e -mail che dice qualcosa sulla falsariga di "Ho allegato [articolo]" o "Fare riferimento all'elemento allegato per di più dettagli."

12 standardizza il tuo carattere.

Mentre giocare con stili di carattere e colori può essere divertente, non c'è posto per il fumetto rosa brillante nel mondo professionale. A quanto pare, l'utilizzo dei caratteri è estremamente importante quando si tratta di comunicazione digitale, secondo Colin Wheildon, autore di Digita e layout: stai comunicando o stai semplicemente preparando? "È possibile spazzare via i tre quarti dei nostri lettori semplicemente scegliendo il tipo sbagliato", ha detto agli scrittori e agli artisti americani.

Quindi a quali caratteri dovresti attenersi a quando si tratta di e -mail? Magemail raccomanda Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS o Arial.

13 bozzetto di tutto.

Quando scrivi un'e -mail, è probabile che commetterai un errore; Dopotutto, sei solo umano. Tuttavia, gli errori non sono spesso guardati quando si tratta di e -mail di lavoro. In un sondaggio grammaticale di quasi 2.000 intervistati, il 67 per cento ha dichiarato che lo era non Va bene a fare errori di battitura nelle e -mail, mentre solo il 6 percento pensava che fosse un errore accettabile.

14 Inserisci l'indirizzo e -mail per ultimo.

Il modo più semplice per assicurarsi di non inviare un'e -mail prima che sia pronta o prima che sia stata cancellata da eventuali errori di battitura? Aspetta che tutto sia in forma di punta prima di inserire l'indirizzo e-mail del destinatario. Come sapete, fare errori e -mail è uno dei più semplicimodi per fare l'impressione sbagliata.

"Non è solo la professionalità che è il problema", Karen Kessler, ha detto il presidente di Evergreen Partners Forbes. "Ciò che è in gioco è la reputazione del dipendente e dell'azienda o dell'organizzazione. Abbiamo visto scarse decisioni e-mail che hanno portato a conseguenze negative per il dipendente-Dismesse e per l'organizzazione e per quanto ben alimpatico."

15 e controlla tripla il nome del tuo destinatario.

Un grande errore che dovresti evitare è l'erogazione del nome del tuo destinatario, quindi assicurati di triplicare prima di colpire Invia. Molte persone vedono l'atto di scrivere un nome come pigro e sconsiderato, particolarmente Quando l'ortografia corretta è nell'indirizzo email. Cosa dovresti fare se commetti accidentalmente quell'errore? Kathryn Shanley, Proprietario del mio editing Red Pen, afferma che le scuse immediate sono la chiave per mantenere la tua credibilità.

16 Per affari professionali, utilizzare un indirizzo email professionale.

Mentre un indirizzo email personale va bene da utilizzare quando corrispondente a amici o familiari, tienilo fuori dal regno aziendale professionale. Ciò è particolarmente importante in una situazione di consumo. Un sondaggio di GoDaddy del 2016 su 1.000 americani ha rivelato che il 75 % ritiene che avere un'e -mail professionale sia un fattore importante per la fiducia in un'azienda online e il 33 percento dubiterebbe della legittimità di un venditore se utilizzasse un indirizzo e -mail personale.

"Non dimentichi mai una prima impressione, né nella vita reale né online", Chief Product Officer di GoDaddy, Steven Aldrich, detto in una dichiarazione. "Spesso la tua prima interazione diretta con un cliente avviene tramite e -mail e quindi un aspetto professionale in questo contesto è estremamente importante."

17 Ricorda che tutto può essere condiviso.

Che si tratti di inoltrare, BCC-ing o semplicemente di lampeggiare il telefono in faccia a qualcuno, è importante ricordare che tutto ciò che scrivi in ​​un'e-mail può essere visto da qualcuno diverso dal destinatario previsto. Pertanto, tutta la tua comunicazione elettronica dovrebbe essere professionale e priva di rischi. Dopotutto, le e -mail possono anche essere ammissibili in tribunale, quindi è meglio non inviare mai nulla che possa essere usato contro di te in seguito. E per altri modi per migliorare la tua vita lavorativa, dai un'occhiata ai 25 trucchi geniali per lavorare più in modo più intelligente e non più difficile.

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