15 modi in cui stai scrivendo e -mail sbagliate

Per quanto riguarda i comunicati dell'era digitale, nessuno condivide l'ubiquità di una buona e-mail vecchio stile. Tutti Partecipa nell'e -mail. In effetti, secondo i dati raccolti dal Gruppo Radicati, una società di ricerche di mercato incentrata sulla tecnologia, facciamo collettivamente quasi 270 miliardi di e-mail al giorno. Scrivere e-mail è una parte così dura e cotta della vita quotidiana che, come camminare, parlare e respirare, dovrebbe essere una seconda natura per tutti ormai. In altre parole, non ci sono scuse per redigere un'e -mail in modo errato.

Eppure, molte e -mail sono piene di difetti. (Scommetterei che, di quei 270 miliardi, un solido 260 miliardo rientra in questa categoria.) Linee soggette mite, saluti disingenui, scelte di carattere sconsiderate-OH e non farmi nemmeno iniziare nel doppio spazio (O il doppio trattino). Sì, ci sono molte cose che puoi rovinare il processo di scrittura e-mail. Qui, troverai i trasgressori più frequenti e imparerai anche a ripararli. Dove prima non c'erano scuse, c'è Veramente Nessuna scusa adesso. E per consigli più sorprendenti per la vita d'ufficio, impara i 25 modi geniali per conquistare il burnout dell'ufficio.

1 Stai firmando con qualsiasi cosa tranne "meglio."

Cordiali saluti. Grazie. Tutto il mio meglio. O semplicemente niente. Ci sono innumerevoli cartelli e-mail tra cui scegliere. Ma usando molti di quelli comuni, come quei quattro, rischi di uscire come troppo formale, troppo freddo, troppo sincero o troppo distaccato (rispettivamente). Gioca al sicuro attaccando al tempo testato Migliore. Secondo Patricia Napier-Fitzpatrick, funziona per qualsiasi situazione e atterra proprio al centro del diagramma di Venn formale-informale. In breve, è la tua scommessa migliore.

2 Stai usando parole estranee nelle catene.

Una volta che inizia una conversazione, non è necessario CIAO O Caro O Grazie O migliore. (Doppiamente così se lavori in un ufficio affiatato, in cui la conversazione è più di una semplice necessità.) Saluti e valenze semplicemente ingombrano la tua e -mail e interrompono il flusso di conversazione. Inizia ogni catena con loro, di sicuro, ma li abbandona il prima possibile.

3 Stai andando via sul conteggio delle parole.

Secondo uno studio di 40 milioni E -mail aziendali, condotte dalla gente di Boomerang, l'app di produttività, c'è una perfetta lunghezza per le e -mail di vendita. Per la massima efficacia, assicurati che la tua email non sia più breve di 50 parole e non più a 125. (Sì, questo include le quattro a sei parole per cui usi CIAOsabbia CiaoS.) E per altri modi per padroneggiare l'arte della messaggistica elettronica, impara i 17 geniali hack e -mail che miglioreranno la tua vita.

4 Stai a doppia spaziatura.

Per invecchiare all'istante, metti due spazi alla fine di ogni frase. La pratica a doppio spazio-uno che vedrai solo in questi giorni nelle e-mail di avvocati, medici e i tuoi nonni originati come mandato di composizione nel XIX secolo. A quei tempi, l'inchiostro potrebbe macchiare e i periodi potrebbero non arrivare alla corsa di stampa finale. Lo spazio extra serviva da cuscino di chiarezza, per così dire, per garantire che un lettore sapesse, per certo, che una frase era finita.

Un'era digitalmente funzionale non ha bisogno del doppio spazio. In effetti, case editrici, giornali e riviste hanno gradualmente eliminato la pratica di una doppia spaziatura nel Anni '40, Dopo l'avvento dell'esecutivo di IBM, una macchina da scrivere di alto livello. Gente, è il 2018. Dovresti sparare le tue frasi come. Questo.

Non.  Come.  Questo.

5 Sei il doppio iperfeni.

Il dash em (uno di questi: -) è la cosa che stai cercando di fare. Colpire il spostare, Al, e il trattino (questo: -) tasti allo stesso tempo.

6 Stai usando la firma mobile sbagliata.

Sicuramente hai visto alcune firme e-mail degne di rabbia, la maggior parte delle quali tendono a venire dalla folla sempre che lavora. ("Inviato dal cellulare. Per favore perdona qualsiasi tpyos, "è un classico.) Non fare le stesse insidie. Se stai sparando un'e-mail dalla strada, di 'solo letteralmente. Secondo Ben Dattner, Un allenatore esecutivo, la migliore firma e -mail mobile che puoi avere è semplice come: "Inviato dalla strada."È chiaro, efficace e viene persino fornito con il bonus aggiuntivo di evocare un'aria di disinvoltura simile a Kerouac.

7 Stai sbalordendo.

Se stai copiando il testo da un documento di Word di origine esterno o da un foglio di calcolo Excel, dire che vorrai cancellare qualsiasi formattazione prima di colpire Inviare. Altrimenti, il tuo testo verrà visualizzato nella posta in arrivo del destinatario tutto confuso. Per cancellare la formattazione, se sei uno dei miliardi di utenti di Gmail, evidenzia il testo di cui hai bisogno e premi la piccola casella "TX". Lo troverai a destra del Opzioni di formattazione barra degli strumenti. (Questo è il pulsante che assomiglia a questo: UN.) AE0FCC31AE342FD3A1346EBB1F342FCB

8 Stai sicuramente scrivendo messaggi ooo sbagliati.

Come consiglia Jane Scudder, professore alla Business School della Loyala University di Chicago, c'è un solo formato da seguire quando stai redigendo un messaggio fuori dal ufficio:

Grazie per la tua email. Sono ooo da martedì 12 giugno a venerdì 15 giugno senza accesso all'e -mail. Se questo è urgente, si prega di contattare [la persona che è sotto di te nella catena di comando o se ne hai uno, il tuo assistente di e-mails che sarà presto in grado di e-e-mails] al [il loro indirizzo e-mail]. Altrimenti, risponderò a tutti i messaggi quando torno.

Per i dettagli a livello di nitpick, come se terminare il messaggio nell'ultimo giorno fuori o il tuo primo giorno di ritorno o se includere un numero di telefono di non consultare il nostro francamente pure Guida completa sulla questione.

9 Stai sbandando gli attacchi.

Non trascinare mai gli allegati dell'immagine in un'e -mail. Durante il processo, è possibile le dimensioni dell'immagine o la dimensione del file, il che significa che il destinatario potrebbe ricevere una versione a risoluzione inferiore (brutta e pixelata) della foto. Invece, indirizzati all'icona della clip di carta nella tua e -mail e trova e carichi il file in questo modo.

10 Non stai iperlinking.

Lanciare gli URL a casaccio nel corpo di un'e -mail è brutto, ingombrante e, soprattutto, facile da risolvere. Basta evidenziare il testo che desideri hyperlink, colpisce comando-k, e incolla l'URL nel campo che si presenta. Quindi, il tuo testo sembrerà così.

11 Stai usando troppi periodi.

La lingua si evolve nel tempo, ma non mi riferisco solo alle parole con significati mercuriali o frasi transitorie che sono state perse nella storia. Anche i cambiamenti di punteggiatura. Prendi il periodo, ad esempio. Per secoli, significava che una frase è finita e nient'altro. Era assolutamente privo di qualsiasi sostanza o emozione oltre a ciò.

Ma in questi giorni, come hanno notato i ricercatori delle università di Binghamton e Rutgers, porre fine a una frase in un periodo può staccarsi come, nella migliore delle ipotesi, Curt o, nella peggiore delle ipotesi, arrabbiato. (Anche se non hai bisogno della scienza per dirti che ogni "va bene." o no."Ricevi sembra un gioco di prestigio.) Quindi, a meno che non sia un'e -mail formale, minimizza l'utilizzo del periodo. Usa le punte di punteggiatura meno che em, le ellissi, le virgole, i colpi e i punti e virgola per mettere insieme i tuoi pensieri.

12 Stai facendo tutte le righe degli argomenti sbagliati.

La maggior parte delle caselle di posta elettronica desktop interrompono il display della riga dell'oggetto a 60 caratteri. Sugli smartphone, tuttavia, quel display è interrotto con un numero di caratteri a partire da 25, a seconda del dispositivo. (Schermate più grandi, come quelle su iPhone 8 Plus, mostreranno fino a 30 caratteri.) Per garantire la lettura dell'intera linea dell'oggetto, mantieni le cose brevi e dolci. Oh, e non dimenticare di compilarlo. Poche cose sono più circostanti che ricevere un'e -mail "(nessun soggetto)" da uno sconosciuto.

13 Stai usando il carattere sbagliato.

Helvetica è banale. Times New Roman è altezzoso. Il fumetto sans è .. .Solo no. Durante la redazione di e -mail, attenersi alla base: sans serif. È poco lieve e facile da leggere. Inoltre, il carattere si rende su tutti i browser Web, quindi il tuo messaggio verrà consegnato come previsto, con tutta la stilizzazione dei caratteri intatto (corsivo, audace, sottolineate una specie di cosa), al tuo destinatario.

14 Stai spingendo tutto in un paragrafo.

Abbrontare tutto il testo insieme è sgradevole e, a seconda di quanto stai dicendo, disorganizzato in misura confusa. Segui questa regola: ogni paragrafo dovrebbe avere uno punto e ogni punto merita il proprio paragrafo (anche se è solo una frase). Rompi il testo di conseguenza.

15 Stai facendo errori di battitura.

Sei meglio di così.

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